Что нужно делать, чтобы быть организованным и максимально продуктивным? Нужно быть организованным и продуктивным. Казалось бы, на этом можно было бы и закончить, но перед этим ответьте на один вопрос: вы любите себя? Скорее всего, любите. Каждое утро вы смотрите в зеркало, видите этого чертовски привлекательного, обаятельного, умного и просто прекрасного человека, улыбаетесь и начинаете свой новый день. Вы учитесь, работаете, отдыхаете; у вас может быть есть семья и дети, хобби, друзья, мечты и миллион идей. Вы хотите побывать в сотне мест, прочитать несметное количество книг, просмотреть все фильмы. Вопрос только в одном – постоянной нехватке времени. Опоздав на очередную встречу из-за того, что проспали, потому что до поздней ночи смотрели новый сериал, вы начинаете задумываться о своем времени и том, как им лучше распоряжаться. Вы начинаете действовать. Покупаете книгу по тайм-менеджменту, подписываетесь на разные блоги, регистрируетесь на семинары и тренинги, загружаете дюжину программ… И тратите, тратите, тратите свое время на изучение десятка систем, настройку программ, посещение тренингов. В надежде на то, что очередной гуру подымет вашу продуктивность до небес вы отдаете все больше и больше денег. В конце концов вы посылаете все к чертовой матери и возвращаетесь к просмотру сериалов.
Вы сделали что-то не так? Быть может, подошли к делу не с той стороны. Мне кажется, нужно просто закопаться глубже в себя и поискать причины вашей непродуктивности. Может быть вы просто делаете не то, что действительно нужно вам? Может быть дело в отсутствии мотивации и интереса? Или же вам нужна железная дисциплина? А может стоит сменить сферу деятельности? Пока вы думаете, я расскажу, как сам разобрался в этих вопросах и как я завершаю свои дела.
Я приверженец философии дзен-буддизма. Мне нравится простота и минимализм, которыми окутано это учение. Все просто. Руководствуясь этим принципом я и выстроил свою систему не только продуктивной, но и гармоничной жизни. Не скажу, что пришел ко всему сам. Мне очень помогли те знания, которые я получил благодаря книгам и публикациям по тайм-менеджменту, системам продуктивности, экспериментам с разными программами и сервисами. Я старался брать самое важное и нужное, анализировал и синтезировал то, чем теперь пользуюсь каждый день. Все действительно очень просто. Быть максимально продуктивным мне помогают всего три инструмента:
- Evernote. Сюда попадает любая информация, которая представляет интерес для меня. Это – хранилище, банк данных. Не буду повторять все, что написано мной ранее, но дам несколько советов: не плодите теги и не сокращайте количество блокнотов. Чем меньше у вас будет тегов, тем проще в них разобраться. Чем больше блокнотов, тем проще структурировать информацию. Особенно это касается больших масивов. Честно говоря, система блокнотов и тегов постоянно эволюционирует и обновляется. Сейчас, как по мне, она наиболее приспособлена для моих нужд.
Хотя я и писал об Evernote, но с тех пор полностью переработал организацию блокнотов и тегов. На данный момент мои блокноты выглядят так:
Два блокнота у меня в статусе публичных – Body & Mind, где хранятся заметки по фитнесу, здоровому питанию, рецепты, публикации о духовных практиках; Productivity porn, в котором можно найти все, что связано с GTD, Evernote и увеличением личной продуктивности.
Теги:
Как я не старался, но GTD не прижилось в Evernote. Списки чтения или фильмов, которые я хочу посмотреть – ок. А вот списки задач или вообще дела – нет. Поэтому я отдал все дела в другую программу.
- Due. Заменил ею Doit.im, потому что классический GTD, как выяснилось, мне не совсем подходит. Мне нужно делать, а не думать над контекстами и проектами. Я не хотел вести списки, потому что посчитал это скучным. Ко всему этому добавлю любовь к технике Pomodoro. Если вкратце – это чередование сессий работы и отдыха. Вы можете 30 минут работать и 5 отдыхать. В Due есть прекрасная возможность ставить сколько угодно фиксированных таймеров. Вот мои:
Если я работаю, то включаю таймер Work. Через 25 минут я включаю таймер Rest. И так далее. Очень помогает быть в потоке и отлично дисциплинирует.
Вторая прелесть Due – напоминания.
Допустим, вам нужно сделать что-то в 16:00. В это время срабатывает напоминание, которое будет напоминать вам каждую минуту о незавершенной задаче. Поверьте – вы или выполните эту чертову задачу, или разобьете iPhone, iPad а может быть и MacBook, ведь именно на этих устройствах работает Due.
- Календарь. Как я говорил, мне нравится Google calendar, который синхронизируется с рабочим календарем в Outlook и всеми устройствами. Про календарь могу сказать только одно – заносите только те события, которые действительно нужны в календаре. “Сходить покурить” явно будет там лишнее.
Теперь, разобравшись с необходимым минимумом инструментов, хочу рассказать о нескольких маленьких хитростях, которые я использую практически каждый день. Все они банальны и просты, но многие “гуру” зарабатывают кучу денег, рассказывая об этих мелочах на своих семинарах по продуктивности и описывая на страницах сотен книг.
- Не держите дела в голове. Это основной принцип GTD. Куда девать дела из головы я написал выше.
- Делайте одно дело за раз. Не распыляйтесь между несколькими задачами. Сосредоточьтесь на одной и сделайте ее максимально хорошо.
- Упрощайте жизнь. Не придумывайте громоздких систем, не покупайте десятки программ, не таскайте с собой толстые ежедневники. Порой лист бумаги и ручка это все, что вам нужно.
- Берите пример с буддистких монахов: просто делайте то, что вы делаете. Когда читаете книгу – читайте книгу, а не думайте о завтрашних делах; когда смотрите фильм – смотрите фильм, а не комментируйте фоточку своего друга в Facebook; когда вы работаете – работайте.
Поверьте, все до смешного просто. Нужно только осознать, хотите ли вы завершать дела или же вам нужно найти тысячу отговорок для себя, чтобы даже не начинать их делать? Ведь никакие программы, никакие системы и гуру не помогут до тех пор, пока вы сами не решите, что для вас важно завершать не только дела, но и каждый день с ясной головой и хорошим настроением.