Как все успевать

Секреты успешных дзенорептилоидов

Часть первая: теория

Мы живем в очень быстром мире. Нельзя останавливаться, медлить, тратить время на раздумья. Иначе проиграешь, сожрет армия кровожадных конкурентов, станешь неудачником и нечего будет выкладывать в инстраграм. Времени мало, а сотни невидимых ртов вокруг орут: “Выбери меня! Потрать время на меня!”. Работа, хобби, друзья, семья, дети, спорт, книги, путешествия, социальные сети, просто потупить – все это каждый день съедает немного жизни. Самый популярная фраза “Я ничего не успеваю”. Самый популярный вопрос “Где взять на все время?” и «как все успевать?».

🔮 Как уместить сто дел в сутки? Никак.

Жажда уместить тысячу дел в одни сутки сводила меня с ума долгое время. Я не мог все успеть и уничтожал себя изнутри. Как это так – я не успеваю за 24 часа поспать 8 часов, почитать, написать текст в блог, выполнить всю работу за 8 часов, сходить в спортзал, позаниматься английским, помедитировать, уделить время семье, отдохнуть, поучиться, побегать, позаниматься музыкой, а ведь еще столько всего интересного! МНЕ НАДО УСПЕТЬ ВСЕ! Иначе я мудак. Черное или белое и нет больше никаких оттенков серого.

В этом году оказалось, что я совсем неидеальный, у меня нет суперспособностей, я не великий гений эффективности. Я всего лишь набор из костей, мяса и операционной системы. Ноль романтики. Какая вообще к черту может быть романтика, когда 34 года бился головой о стену собственного неведения?! А я же думал, что вылечился и вообще у меня все хорошо. Но потом заметил странную цикличность записей в дневнике, в которых чувство вины, синдром самозванца, масса когнитивных искажений сочились из каждой буквы. Я НЕУДАЧНИК И НИЧЕГО НЕ УСПЕВАЮ. Такой лейтмотив у всех этих жизнеутверждающих записей. Хорошо, что я их не уничтожил. А хотел. Но как бы я сделал выводы?

💊 Прекрасная пилюля

Я проснулся ранним солнечным утром, птички радостно щебетали, теплый ветерок смахивал с неба остатки туч, кофе ждал меня на кухне. В этот момент ко мне пришло просветление и я осознал, что нужно наконец-то немного попуститься и убрать из ежедневного списка хотя бы 73 дела. Нет, 74. А лучше к чертовой матери выбросить список и уехать на остров выращивать кабачки. И тут же уехал, сколотил кабачковую империю и начал проводить бизнес-семинары. Ага. А потом проснулся на самом деле.

Мне бы хотелось прозреть раньше. Перестать себя грызть. Сосредоточиться на получении удовольствия. Как оказалось, это самая эффективная тактика. Делать только то, что прет. Но для начала нужно разрешить себе НЕ ДЕЛАТЬ. Я писал об этом в записи о крейсерской скорости:

…для старта я разрешил себе НЕ читать книги, НЕ писать в блог, НЕ ходить в спортзал. А потом я начал делать это все и немного больше ПРОСТО в кайф для себя. ПРОСТО читать книги, а не выполнять безумные списки. ПРОСТО писать в блог тогда, когда хочется. ПРОСТО ходить в спортзал, а не потому, что в журнале клевый дядька с бицухой.

Кроме того, я избавился от иллюзии контроля, когнитивного искажения, при котором переоцениваешь степень того, насколько контролируешь ситуацию. Я ничего не контролирую, все нормально, поехали дальше. Где мой список дел на сегодня?

Еще один компонент волшебной пилюли – работа с перфекционизмом. Все или ничего. Черное или белое.

”Для перфекционистов существуют только концы отрезка — они не способны заметить промежуточных состояний” Ашер Пахт, психолог

Насколько хорошо я мою посуду? Она идеально чиста? А если посмотреть под микроскопом? Может просто достаточно хорошо мыть посуду? А сколько книг я прочитал в этом году? 10? Почему не 100? Вон чувак в фейсбуке написал, что он прочитал 350 книг. А бегаю сколько? 3 километра? Надо 43! Я смогу, правда! А денег сколько? Маловато, надо больше. Надо еще больше! ЕЩЕ!

В итоге списки дел наполняются истеричными попытками сделать ЕЩЕ. А когда невыполненных пунктов становится слишком много, то чувство вины сводит с ума. Именно на этом этапе прокрастинация достигает пиковых высот. Я начинаю искать другие приложения, читаю статьи а-ля “20 000 способов увеличить свою продуктивность”, смотрю дурацкие видео, оживляю вредные привычки. Вместо того, чтобы задать себе один единственный верный вопрос “ЗАЧЕМ МНЕ ЭТО ВСЕ?!” я истязаю себя, пишу об этом в дневник и постоянно пребываю в плохом настроении. Как хорошо, что все это в прошлом.

🎱 Поиск смыслов

Как я писал во втором «письме из Посольства хаоса» (подписывайтесь, это бесплатно!):

Можно еще постоянно задавать себе простой вопрос. “Зачем?”. Зачем мне запускать ракеты, зачем покупать новый телефон, зачем бежать марафон, зачем заводить семью, зачем я хочу написать книгу, зачем мне делать что-то?

Зачем выполнять все пункты из бесконечного списка дел? Зачем успевать все? Может из этого “все” моего там два дела. А может вообще ни одного. Поэтому прежде, чем читать обзоры таск-менеджеров, нанимать персонального ассистента и посещать семинары по увеличению продуктивности и эффективности, следовало бы найти смыслы. Ну и попутно миссию, глобальные цели, векторы и прочие атрибуты осмысленной жизни. Куда я плыву? Что нужно для этого?

”вы, дорогие мои, хотите освоить семь привычек высокоэффективных людей, а ради чего их применять, вы понимаете?”

”Большинство целей бессмысленны, так как люди сначала пытаются придумать их, при этом забывая, что в основе любых целей должно лежать осознание смысла, вектора происходящего. Сначала вам предстоит найти смысл жизни, а лишь затем вы сможете ставить правильные, внутренне сбалансированные цели.” Алекс Кролл, “Теория каст и ролей”

Мой смысл жизни – жить в гармонии с собой и окружающим миром, быть полезным. Моя миссия – накапливать опыт и мудрость, чтобы передавать ее дальше. Для этого мне нужно

  • время – чем эффективней я расходую время на саморазвитие, писательство, улучшение здоровья, тем больше возможностей не только поделиться опытом, но и заработать
  • деньги – помогают создавать условия для комфортной жизни, покупать книги, посещать семинары, получать дополнительное образование, покупать нужные инструменты
  • хорошие инструменты – помогают экономить время и эффективно решать задачи
  • правильные люди – окружение нужно выбирать так, чтобы оно развивало, помогало в достижении целей. Если я самый умный в комнате, то покидаю ее как можно быстрее.

Когда есть смысл, то клочок бумаги оказывается эффективней, чем самая навороченная система управления временем.

🎈 Как я не успеваю делать все

Пять дней в неделю, минимум восемь часов в день я работаю дизайнером интерфейсом. В остальное время:

  • пишу в блог
  • веду канал в Телеграме
  • выпускаю почтовую рассылку
  • создаю электронную музыку
  • читаю бумажные и электронные книги – профильные, художественные, деловые – на русском, украинском и английском
  • читаю статьи по психологии, продуктовому менеджменту, технологиям
  • смотрю образовательные видео на YouTube
  • смотрю сериалы и фильмы (в этом году проглотил Altered Carbon в оригинале)
  • играю на Play Station (прошел 2 игры в этом году!)
  • провожу время с сыном
  • провожу время с женой
  • провожу время с друзьями
  • нахожу время на прогулки
  • хожу 2 раза в неделю в спортзал

Мой секрет прост: Я НЕ МОЧУ СЕБЯ, ЕСЛИ Я ЧЕГО-ТО НЕ СДЕЛАЛ.

У меня есть обязательные пункты в списке повседневных задач. Они связаны с двумя категориями:

  1. Задачи, требующие действий
  2. Привычки.

Мне нужно что-то сделать (по работе, по дому, купить что-то, отвезти сына в садик, выпить утром витамины) или не сделать что-то (не ложиться поздно спать, не есть джанк фуд). Все остальное опционально.

Сегодня вечером я могу пойти в кино с женой, или поиграть на приставке, или написать текст, или поковырять свой музыкальный трек, или почитать. Чаще всего “или” превращается в “и”. Почитать, поиграть на приставке, поболтать с женой. Написать кусок текста, построить что-то из Лего с сыном, посмотреть парочку видео. Поиграть с сыном на музыкальном инструменте, не закрывая редактор поковырять трек, посмотреть с женой фильм дома.

Вариантов множество, принцип один:

Я делаю, а не трахаю себе мозг. Если не делаю – я не трахаю себе мозг

Всю неделю я на больничном. Первая ее половина выпала из-за высокой температуры. Ни о каком спортзале, прогулках, книгах, музыке, писательстве и многих других привычных активностях речи просто не было. Я страдал. И позволял себе страдать, хотя и сопротивлялся. Но чего точно не делал – не казнил себя за невыполненные дела. Не сходил в спортзал? Ок, схожу, когда выздоровею.

Часть вторая: практика

🐉 Методы

  • Я использую GTD, как фундамент. Ежедневные и еженедельные обзоры, постоянная рефлексия, взгляд на положение вещей с разной высоты. Не держу в голове дела и планы – все записываю. Что не записано, то не существует. Это правило отлично работает в деловой переписке.
  • Правило трех MITmost important tasks. За день я должен выполнить три самые важные и сложные задачи. Тогда на “текучку” останется больше сил. Если делать наоборот и утром отвечать на почту или решать какие-то мелкие вопросы, то потом энергии останется не очень много, по-настоящему важные дела будут откладываться на потом. В итоге вас поглотит хаос и авралы.
  • Метод прогрессивного джипега. В любой момент времени задача готова. Дело только в детализации. Гибкая разработка, Agile, дизайн мышление, быстрые прототипы, черновики текстов.
  • Если есть проблема, я о ней говорю. Молчать, значит признавать собственную инфантильность и нежелания брать ответственность.
  • Предельная честность. Не надо придумывать оправдания и вспоминать, что и кому соврал. Значительно упрощает жизнь.
  • Не волнуюсь по пустякам. Если дело не касается жизни и смерти, значит это не так уж важно.
  • Сплю минимум 7 часов. Все, что меньше делает из меня зомби.

👓 Основные инструменты

В прошлой записи я рассказал о том, как использую Evernote. В двух словах: это мой “цифровой мозг” и “digital filing cabinet”. Сегодня вкратце пробегусь по списку приложений и сервисов, которые помогают мне каждый день.

Для оперативных задач и для “actionable items” в конце прошлого года я купил волшебный Things 3. Из основных особенностей: я активно использую области для разграничения рабочих и личных потоков. Внутри каждой области создаю проекты. В терминологии GTD это все, что требует более одного действия. Вспомогательные материалы хранятся в Evernote. На Маке задачи я быстро записываю с помощью специального сочетания клавиш, вызывающего вот такое всплывающее окно:

Если нужно прочитать или посмотреть что-то позже, но не хочется это сохранять в Instapaper (куда попадают статьи для отложенного чтения), то я просто бросаю ссылку в Inbox. Каждый день его просматриваю и поддерживаю в чистоте. “Zero Inbox” наше все.

Важная часть процесса – ежедневные утренние обзоры. Я просматриваю список дел на сегодня и на несколько дней вперед, планирую свои активности. Things интегрируется с календарями и сразу видны встречи и дела. Это чертовски удобно! Можно понять наглядно понять загрузку. За вкладку “Upcoming” можно смело вручить Оскар.

Вообще, Things я воспринимаю, как оперативный штаб. Проекты, планы, цели, ежедневные и повторяющиеся задачи, списки покупок, ритуалы – это все хранится и обрабатывается в Things, который установлен на всех моих устройствах.

Больше о Things:

Писательство только в Ulysses . Это чудесная программа и я получаю огромное удовольствие, когда работаю с ней. Лаконичный интерфейс, гибкая структура папок и документов, синхронизация, дедлайны, цели, статистика, экспорт и публикация сразу в блог – программа отрабатывает каждый цент. В Ulysses пишу тексты для блога, почтовой рассылки, Телеграма.

Day One для рефлексии и фиксации событий. Я использую это приложение c 2011 года и ни разу не пожалел о выборе. Наверное, стоит вынести рассказ о Day One в отдельную запись, потому что я даже и не знаю, с чего начать. Скажу лишь, что я сделал 1380 записей и жалею только об одном – нужно было делать еще больше!

Instapaper для чтения больших статей. Выбирал между ним и Pocket, но последний даже с покупкой премиума не оправдал моих надежд. Нет нормальной поддержки кириллицы, нет заметок и подчеркивания текста. И хотя в последних версиях Pocket добавил подчеркивания, но сделано это так убого, что я только улыбнулся и продолжил пользоваться Instapaper. Главное правило – не волноваться о количестве статей, отложенных на потом.

Apple iBooks и Amazon Kindle app для книг. Признаюсь, в этом году я читаю больше бумажных книг. Но когда речь идет об электронных выбираю именно эти два приложения. Они лучшие и точка.

🌱 Полезности

Очень быстро.

  • ПочтаSpark, Outlook. Первый для личных писем, второй для рабочих
  • Общение — Telegram, iMessage для личного. Skype, MS Teams — для рабочего
  • Новости — Apple News, Twitterrific
  • Дизайн — Sketch, InVision Studio. Первый для работы, второй — тестирую
  • Музыка – Ableton Live 10 для создания, NI Traktor Pro для диджеинга, Apple Music для прослушивания
  • Рисование, рукописные заметки на iPad Pro+Apple Pencil – Linea, Concepts, Procreate, Notability
  • Автоматизация iOsWorkflow, Drafts, Launch Center Pro
  • Атоматизация MacOsAlfred

💡 Финальные мысли

Любая система повышения личной продуктивности и эффективности должна выполнять только одну задачу: исправно работать и помогать ДЕЛАТЬ. В прошлом я тратил больше времени на выбор компонентов и их настройку, чем на выполнение полезных дел. Система находилась в состоянии перманентного хаоса. Я тоже. При таких обстоятельствах любая программа, сервис, методика будет обречена на провал. Мертвая лошадь никогда не выиграет скачки.

Почему я вынес советы о нахождении смыслов и работой с перфекционизмом и когнитивнами ошибками в начало, почему не ограничился перечислением программ и методов? Потому что искренне уверен, что нельзя плыть на лодке без дна. От установки лучшего мотора она не поплывет лучше. Так и с человеком. Повышать эффективность без понимания того, ЗАЧЕМ это вообще делать бессмысленно.

Поэтому если у вас долгое время не получается сделать что-то, на работе все валится и вместо активной деятельности вы читаете статьи “Как избавиться от прокрастинации”, самое время начать искать психологические причины хаоса. Наймите коуча, психотерапевта или консультанта. Поверьте, в долгосрочной перспективе это будет значительно дешевле потраченного впустую времени, денег и сил. Они наверняка смогут помочь достойно похоронить мертвую лошадь.

🔗 Больше текстов о продуктивности:


💌 Подписывайтесь на мою почтовую рассылку

Photo by Dan Freeman on UnsplashSaveSaveSaveSaveSaveSaveSaveSaveSaveSaveSaveSave

Инструменты продуктивности

Раз-два, раз-два-три, я снова на связи. В Киеве — митинги и большая политика, но не смотря на это жизнь кипит, люди работают и учатся, читают книги и смотрят фильмы, общаются с друзьями (хоть тема разговора сейчас практически одна) и вообще как-то строят вокруг себя свой мир. Я не исключение. Поэтому вместо проверки Твиттера и ФБ на предмет свежих новостей с «фронтов», я решил посвятить некоторую часть своего времени продолжению рассказа о личной продуктивности.

В предыдущей записи я говорил об основных принципах построения продуктивного жизненного процесса. Сегодня же я сфокусируюсь на инструментах, которые будут нам в этом помогать. К слову, я уже писал о них, но с того времени утекло много воды, и список немного изменился. Не изменился лишь главный принцип:

Идеальных инструментов не существует

Кроме того, следует повторить определение «инструмента»:

Инструмент в моем мире – это некое что-то, которое помогает делать в той или иной степени хорошо что-то важное и неважное для меня. Нет разницы, что это: лопата, iPhone, компьютер или резиновые сапоги. А в существующей реальности добавим сюда online и off-line сервисы.

Мне нравится думать, что для тех целей, которые я выбрал для себя, мой набор инструментария почти идеален. И я прекратил поиски, хотя в некоторых категориях я жду появления обновленных решений, но это совсем другая история. Еще стоит добавить, что в любом случае, чем бы вы не занимались, старайтесь сводить к минимуму свой набор инструментов. Но если вы — хирург, то это вряд ли получится.

Напомню, что по роду деятельности я — дизайнер. Но помимо этого я двигаюсь в сторону digital media, SMM, всяких креативных штучек и писательства. Я активно учу английский язык, предпринимаю попытки развить свое умение рисовать руками и вообще, развиваюсь, как могу. Все это подразумевает системы организации информации (которой, как всем известно, сейчас просто безумное количество), времени и непосредственно рабочие инструменты. Скажу честно — выбрать наиболее подходящие очень трудно. Я выбрал.

Получение, организация и хранение информации

  • Reeder — крайне спорное приложение для чтения RSS потоков, но при условии отсутствия нормальных альтернатив (Flipboard мне не подошел для полноценного чтения, а бесплатные аналоги как-то вообще не понравились. Но это — чисто субъективно.)
  • ReadKit — мегакрутая штуковина! Когда под рукой нет мобильных устройств, читаю новости и сохраненные статьи с помощью ReadKit на ноутбуке
  • iBooks — для меня по-прежнему лучшая читалка книг
  • Evernote — я столько писал и планирую писать об этой программе и сервисе, что здесь никакого описания не нужно.
  • Pocket — выбирал между ним и Readability. Но команда Pocket работает активней. Хотя, возможно, когда Readability обновят свои приложения для iOs 7, я пересмотрю свой выбор. Возможно.
  • Dropbox — без комментариев. Одно из лучших облаков.
  • SkyDrive — я как-то умудрился получить 25 гБ здесь. Мне нравится бесплатные 25 гигабайтов.
  • 1Password — лучший хранитель паролей и sensetive data. Установлен давно и хранит в себе пароли, заметки и документы.

Управление задачами и командная работа

  • Evernote — пока это единственное приложение, в котором я веду какие-то списки (чтения, к примеру) и добавляю check-boxes к тексту. Очень долго я пользовался Wunderlist, но по целому ряду причин я перешел на сторону более продвинутого 2Do. Приложение для Mac OS меня полностью устраивает, но вот мобильные клиенты безнадежно устарели. Я уверен, что с их обновлением я окопаюсь с 2Do. Уж больно он крут. Пока же — Evernote и следующий пункт в моем списке — Reminders.
  • Apple iCloud (mail, reminders, calendar, notes) — я отказался от Google в силу того, что пользуюсь устройствами Apple. Зачем изобретать велосипед, когда встроенные решения хорошо работают? К примеру, в Reminders у меня есть список покупок и список дел, который расшарен с женой. Удобно!
  • Trello — здесь мы собираем командные задачи. Очень доступно, просто и бесплатно.
  • Outlook — без комментариев. Мне он не нравится, но что поделаешь. На работе у меня PC.
  • Whiteboard — во время встреч и «летучек» незаменимая вещь. Я не понимаю, почему люди в офисах мало пользуются белой доской во время совещаний и встреч.

Визуализация идей, скетчи

  • Paper — самая лучшая и самая красивая программа для быстрого скетчинга. Хотя художники умудряются рисовать фантастические вещи
  • Блокноты Moleskine — на данный момент у меня их три. Все три я ношу в сумке с собой. Правда, один из них пока совсем пустой — это маленький молескин от Evernote. Не могу найти ему применение, но уверен, что это временно.

Писательство

  • Day One — одна из самых любимых программ. Пользуюсь почти каждый день. Заменяет Твиттер и Фейсбук — все личные переживания, мысли, идеи я пишу только в Day One и нигде больше.
  • iA Writer — моя электронная пишущая машинка.
  • Блокноты Moleskine

Разное

  • Lift — прекрасное приложение и online сервис для развития и отслеживания своих привычек.
  • Spendee — на данный момент идеальное приложение для того, чтобы понимать куда уходят деньги.

Этот список рождался очень и очень непросто. Я перебрал массу программ и сервисов, прочитал десятки (если не сотни) обзоров и комментариев, потратил кучу времени на эксперименты. И пришел к однозначному выводу: поиск закончился. Ведь можно потратить еще больше времени на отсев, выбор, настройку. Но тогда просто не останется ни сил, ни желания на настоящие задачи и дела. Кстати, недавно прочел интересную заметку по этому поводу. Очень советую.

Не забывайте, что выбор инструментов — это не делание, а только подготовка. Не тратьте на подготовку слишком много себя. Составьте свой список и придерживайтесь его в своей деятельности, не поддаваясь соблазнам. Помните — не спичка поджигает костер, а вы делаете это с помощью спички.

А какие вы используете инструменты для поддержания продуктивности на должном уровне?